Organizational Communication Assignment - Managing Conflict

TUGAS ORGANIZATIONAL COMMUNICATION




MANAGING CONFLICT
Dengan Studi Kasus Yayasan Bina Usaha Lingkungan








Oleh:
Alta Windiana (2006100141)
Cindy Christy Arum (2006100797)
Fransiska (2006100059)
Ira Humaira (2006101007)
Ivonne Tries Yuarta (2006100209)
Putri Ayu M. Mayaut (2006100118)
Yoga Dharma Jati (2006100916)






STIKOM London School of The Public Relations Jakarta

I. Pengertian Konflik
Robbins (1996) dalam "Organization Behavior" menjelaskan bahwa konflik adalah suatu proses interaksi yang terjadi akibat adanya ketidaksesuaian antara dua pendapat (sudut pandang) yang berpengaruh atas pihak-pihak yang terlibat baik pengaruh positif maupun pengaruh negatif.

Dalam sebuah organisasi khususnya organisasi besar, dalam hal pembagian kerja, sering menimbulkan konflik, antara unit kerja yang ada atau konflik antar organisasi. Timbulnya konflik ini dikarenakan adanya perbedaan tujuan antara satu pihak dengan pihak lain yang terlibat dalam konflik tersebut. Oleh karena itu diperlukan kerjasama dan koordinasi antar struktur dalam organisasi atau antar organisasi sehingga dapat meminimalkan terjadinya perbedaan.



II. Sumber-Sumber Konflik
Dalam sebuah organisasi khususnya organisasi besar, dalam hal pembagian kerja, sering menimbulkan konflik, antara unit kerja yang ada atau konflik antar organisasi. Timbulnya konflik ini dikarenakan adanya perbedaan tujuan antara satu pihak dengan pihak lain yang terlibat dalam konflik tersebut.
Oleh karena itu diperlukan kerjasama dan koordinasi antar struktur dalam organisasi atau antar organisasi sehingga dapat meminimalkan terjadinya perbedaan.

Ross (1993) mengemukakan ada dua sumber konflik yang terjadi dalam sebuah organisasi atau kelompok, adalah adanya unsur persaingan dan unsur kekuatan.
Sumber-sumber konflik dapat dibagi menjadi:
a. Role of conflict
 Intrarole conflict.
Konflik yang terjadi jika seseorang diharapkan untuk memenuhi harapan – harapan tersebut berdasarkan peran yang dilakoninya.

Contoh : seorang guru mempunyai banyak peran di sekolah yakni sebagai pengajar, orang tua, teman dan sahabat sebagai murid – muridnya. Beliau harus menyeimbangkan peran – perannya tersebut supaya komunikasi yang terjalin berjalan dengan lancar.

 Interrole conflict.
Konflik yang terjadi dalam suatu keadaan dimana seseorang harus membuat keputusan di antara beberapa pilihan yang bersamaan waktunya.

Contoh : seorang wanita karir yang mempunyai jam terbang yang tinggi dalam sewaktu – waktu diharuskan menghadiri 2 pertemuan penting dalam waktu yang sama. Sebagai seseorang yang professional, dia harus memilih satu di antara 2 pilihan tersebut.

 Interpersonal role.
Kompetisi yang terjadi di antara dua atau lebih individu di dalam suatu grup.

Contoh : Dlm dunia kerja, biasanya senior – senior yang menganggap dirinya sudah lebih berpengalaman, akan bertindak semena – mena pada juniornya dengan berbagai cara, seperti mengkambing domba kan atau berusaha memecah belah.

b. Values and Goal Differences
Konflik biasanya terjadi saat kelompok / grup mempunyai tujuan dan nilai – nilai yang berbeda.

c. Competition for Resources
Kompetisi yang timbul saat memperebutkan suatu sumber daya yang terbatas.


III. Tipe-tipe Konflik
diantaranya adalah:
a. Personal Conflict
Adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik biasanya terjadi saat seseorang memiliki dua keinginan sekaligus pada waktu yang bersamaan. Terjadi juga dalam hal-hal sebagai berikut:
• Kebutuhan seseorang akan sesuatu, bisa berupa barang, nilai atau hasrat mencapai suatu tujuan
• Persaingan dalam memuaskan keinginannya
• Frustasi karena keterbatasannya
• Timbul ketidakcocokan

b. Interpersonal Conflict
Adalah pertentangan antara seseorang dengan orang lain. Penyebab interpersonal konflik adalah:
1. Perbedaan individu, karena pendapat maupun keinginan
2. Sumber Daya yang terbatas, kelangkaan suatu hal yang dapat menumbuhkan persaingan dan seterusnya dapat berakhir menjadi konflik.
3. Perbedaan peran atau dua orang yang berbeda status, jabatan dan bidang kerja.

c. Organizational Conflict
Organisasi Konflik dibagi menjadi dua yaitu intragroup dan intergroup
conflict.
1. Intragroup conflict
Artinya konflik yang terjadi dalam suatu kelompok. Misalnya perbedaan pendapat yang terjadi dalam suatu grup.
2. Intergroup conflict
Artinya konflik yang terjadi antar kelompok. Misalnya antara manajemen dan serikat pekerja. Menurut Nielsen, intergroup conflict bisa terjadi dikarenakan oleh perbedaan karakteristik seseorang, perbedaan interpretasi terhadap jumlah penghargaan atau status yang diberikan oleh organisasi, perbedaan persepsi dan pengalaman, dan persaingan terhadap sumber penghasilan organisasi.

Menurut Rosenfeld, efek dari intergroup conflict jika dibandingkan dengan intragroup conflict adalah sebagai berikut:
Intergroup conflict lebih bermanfaat bagi kelompok yang terlibat konflik tersebut, dapat menyatukan anggota kelompok secara bersama, meningkatkan aktivitas kerja kelompok, serta membuat anggota-anggota kelompok bisa mengevaluasi hasil kerja mereka secara positif. Sementara intragroup conflict umumnya mencerai-beraikan kelompok, menurunkan aktifitas kerja, dan menghasilkan sikap negatif terhadap hasil kerja mereka.


IV. Penyelesaian Konflik
Banyak sekali teori untuk menyelesaikan konflik dalam sebuah organisasi.
Menurut Spiegel (1994) ada lima tindakan yang dapat dilakukan dalam penyelesaian konflik, yaitu:
a. Berkompetisi
Tindakan ini dilakukan jika kita mencoba memaksakan kepentingan sendiri di atas kepentingan pihak lain. Perlu diperhatikan situasi menang-kalah ( win-win solution) akan terjadi di sini.
b. Menghindari konflik
Hal ini dilakukan jika salah satu pihak menhindari suatu situasi secara fisik ataupun psikologis. Tindakan ini hanya menunda konflik yang terjadi dan situasi win-win solution bisa terjadi disini. Menghindari konflik bisa dilakukan jika masing-masing pihak mencoba untuk mendinginkan suasana tapi nantinya konflik dapat meletus kembali.
c. Akomodasi
Yaitu jika kita mengalah dan mengorbankan kepentingan pribadi agar pihak lain pihak lain mendapat keuntungan. Hal ini dilakukan jika kta ingin menjaga hubungan baik dengan pihak tersebut.
d. Kompromi
Tindakan ini dilakukan jika kedua belah pihak merasa bahwa kedua hal tersebut sama penting dan hubungan baik menjadi yang utama. Kedua belah pihak mengorbankan sebagian kepentingannya untuk mendapat situasi win-win solution.

e. Kolaborasi
Menciptakan situasi menang-menang dengan saling bekerja sama. Usaha ini adalah pendekatan pemecahan problem yang memerlukan integrasi dari kedua belah pihak.

Interaksi Win-Win
a. Win-Lose ( menang-kalah)
Dalam hal ini seseorang cenderung menggunakan kekuasaan, jabatan, mandat, barang milik, atau kepribadian untuk mendapatkan apa yang diinginkan dengan mengorbankan orang lain. Paradigma ini membuat seseorang merasa berarti jika ia bisa menang dan orang lain kalah.
b. Lose-Win (kalah-menang)
Dalam hal ini seseorang tidak mempunyai tuntutan, visi, dan harapan. Ia cenderung cepat menyenangkan atau memenuhi tuntutan orang lain. Mereka mencari kekuatan dari popularitas atau penerimaan, maka menang bukanlah yang utama. Akibatnya orang tersebut banyak memendam perasaan dan ide-idenya tidak terungkap.
c. Lose-Lose (kalah-kalah)
Biasa terjadi pada orang yang sama-sama memiliki paradigma win-lose (menang-kalah) karena keduanya tidak bisa bernegoisasi secara sehat, maka mereka berprinsip jika tidak ada yang menang, lebih baik semuanya kalah.
d. Win (menang)
Orang yang bermentalitas menang tidak harus menginginkan orang lain kalah. Hal terpenting adalah mereka mendapatkan apa yang mereka inginkan. Akibatnya mereka tidak bisa akrab dengan orang lain, merasa kesepian, dan sulit bekerja sama dalam tim.
e. Win-Win ( menang-menang)
Menang-menang adalah kerangka pikiran dan hati yang terus-menerus mencari keuntungna bersana dalam semua interaksi. Paradigma ini mengusahakan semua pihak merasa senang dan puas dengan pemecahan masalah atau keputusan yang diambil dan memandang kehidupan sebagai arena kerja bukan persaingan. Hal ini menimbulkan kepuasaan dan meningkatkan kerja sama yang kreatif.

Teknik penyelesaian konflik lain adalah dengan cara Alternative Dispute Resolutiion (ADR), ada dua bentuk yaitu Mediasi dan Arbitrasi.
a. Mediasi (mediation)
Adalah mengundang pihak ketiga yang netral dalam soal perselisihan yang ada. Pihak ketiga memiliki tugas utama untuk mengusahakan suatu penyelesaian secara damai. Kedudukan pihak ketiga adalah sebagai penasihat dan tidak berwenang untuk memberi keputusan-keputusan bagi penyelesaian konflik tersebut.
b. Arbitrasi (arbtration)
Merupakan suatu cara untuk mencapai kompromi apabila pihak-pihak yang berhadapan tidak sanggup mencapainya sendiri. Konflik diselesaikan oleh pihak ketiga yang dipilih oleh kedua belah pihak atau oleh suatu badan yang berkedudukan lebih tinggi dari pihak-pihak yang berselisih.

Tawar-Menawar (Bargaining) dan Negosiasi
Menurut Putnam dan Poole, bargaining dibagi menjadi 2;
1. Distributive Bargaining
- Distributive bargaining adalah situasi tawar-menawar dimana salah satu pihak harus kalah dan yang lain menang.
- Dalam distributive bargaining sering ditemukan tipu muslihat, informasi yang ditutup-tutupi, gertakan, tuntutan yang berlebihan, bahkan ancaman.

2. Integrative Bargaining
- Integrative bargaining adalah situasi tawar-menawar dimana kemungkinan hasil yang dicapai lebih luas, dimana dapat dicapai alternatif solusi baru dimana tidak ada pihak yang harus kalah.
- Integrative bargaining didasarkan pada komunikasi terbuka, tujuan yang jelas, dan pembagian informasi secara merata.


V. Proses Konflik
Ada 3 tahapan konflik yang dijelaskan oleh Papa & Canary yaitu :
1 differentiation
2 mutual problem description
3 integration

Differentiation (perbedaan) mengarah kepada proses dari seseorang dalam arti perbedaan ke integrasi . Papa & Canary berdebat bahwa tahap pertengahan dijadikan, dinamakan mutual problem description (deskripsi problem kebersamaan).
Untuk menjelaskan suatu konflik pada hubungan bersama setiap kelompok menerima tanggung jawab untuk keadaan suatu konflik dan membangun konflik secara sosial dengan hubungan yang dapat dimengerti. Deskripsi ini juga mengharuskan masalah konflik dijelaskan sebagai suatu usaha yang diharuskan dari setiap kelompok untuk mencapai solusi kebersamaan yang memuaskan.
Tahap terakhir dari managemen konflik adalah fase integrasi. Dalam tahap ini kelompok-kelompok tetap fokus pada masalah dan berjanji pada diri mereka sendiri untuk mendapatkan solusi yang mencapai tujuan dari tiap kelompok.


VI. Peranan Konflik
Banyak pandangan mengenai konflik dalam organisasi. Pandangan tradisional mengatakan bahwa konflik hanyalah merupakan gejala abnormal yang mempunyai akibat-akibat negatif sehingga perlu dilenyapkan. Pendapat tradisional ini dapat diuraikan sebagai berikut :
a. konflik hanya merugikan organisasi karena itu harus di hindarkan dan ditiadakan.
b. Konflik ditimbulkan karena perbedaan kepribadian dan karena kegagalan dalam kepemimpinan.
c. Konflik diselesaikan melalui pemisahan fisik atau dengan intervensi manajemen tingkat yang lebih tinggi.
Sedangkan pandangan yang modern menganggap konflik berakibat baik maupun buruk. Pandangan ini dapat diuraikan sebagai berikut:
a. konflik adalah suatu akibat yang tidak dapat dihindari dari interaksi organisasi dan dapat diatasi dengna mengenali sumber-sumber konflik.
b. Konflik diselesaikan dengna cara pengenalan sebab dan pemecahan masalah.
Dalam pandangan modern ini konflik sebenarnya dapat memberikan manfaat yang banyak bagi organisasi, contohnya sebagai ajang adu pendapat, sehingga organisasi bisa memperoleh pendapat-pendapat yang sudah tersaring.
Menurut pendapat Lorenz, suatu bentuk agresi yang dilakukan secara terkontrol sebenarnya dibutuhkan bagi manusia untuk bertahan. Karena itu, Bach dan Wyden juga mengidentifikasi tiga keuntungan dari suatu agresi yang membangun, yaitu:
1. masing-masing teman sekerja dapat tahu di mana pendirian mereka masing-masing.
2. mereka dapat mengenali konfik yang sedang terjadi dan belajar untuk menyelesaikannya.
3. masing-masing teman sekerja dapat saling diingatkan tentang batas toleransi yang dimiliki seseorang, dalam sebuah dimensi hubungan.



STUDI KASUS

Company Profile

Yayasan Bina Usaha Lingkungan, YBUL, yang berdiri tahun 1993, adalah sebuah organisasi nirlaba yang berlokasi di Jakarta, dan bekerja untuk seluruh wilayah di Indonesia.
Bidang kerja YBUL meliputi energi pedesaan dan energi terbarukan, perubahan iklim dan pemberdayaan usaha berbasis rakyat yang ramah lingkungan.
YBUL menggandeng berbagai pihak, guna mempromosikan dan mengimplementasikan berbagai program energi terbarukan, Mekanisme Pembangunan Bersih, pengembangan masyarakat dan pendampingan Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang ramah lingkungan dan berwawasan sosial, melalui program peningkatan kapasitas dan pendidikan, studi dan advokasi kebijakan, juga pembukaan akses keuangan mikro.
Melalui bidang kerja tersebut, YBUL memusatkan segenap karya dan pikirannya menuju Justice in Energy, keadilan dalam berenergi , karena setiap rakyat Indonesia seharusnya memiliki hak yang sama, proporsional dan berwawasan lingkungan dalam memanfaatkan sumber energi untuk meningkatkan kesejahteraannya.

Konflik yang terjadi dalam YBUL:
o Konflik yang pertama terjadi ialah ketika narasumber bergabung dalam perusahaan ini, tujuan dari YBUL masih belum jelas.
o Konflik berikutnya ialah ketika narasumber sudah sekitar setahun bekerja, ada sekelompok orang yang terlanjur berada di zona nyaman. Mereka sudah bertahun-tahun bekerja, mereka sudah merasa nyaman dengan pola kerja tertentu, dengan kebiasaan yag telah mereka lakukan secara bertahun-tahun. Padahal sebagai kesepakatan bersama, YBUL harus berubah dan memperluas tujuannya, tidak sekedar berada pada pekerjaan berjenis konsultansi.
o Misalnya mereka melihat YBUL itu berada dalam konsultansi. Mereka merasa bahwa pekerjaan itu didapat dari proyek-proyek donor atau perusahaan, jadi saat perusahaan itu ada proyek, perusahaan yang melakukan. Mereka menganggap YBUL sebagai pekerja, padahal atas yang sudah disepakati bersama, YBUL mempunyai potensi yang jauh lebih besar daripada sekedar pekerja/kasarnya kuli. Perusahaan tidak mengabdi pada donor atau perusahaan, tapi punya potensi yang tinggi untuk mengabdi pada masyarakat. Misalnya dalam pengadaan listrik, yang sekarang dipegang PLN. Tapi PLN tidak mampu melayani penyediaan listrik sebesar 40% dr rakyat. Dan yang sudah terlistriki pun tidak bagus kualitasnya. Kalau YIBUL memposisikan dirinya untuk mengabdi pada rakyat, maka betapa besarnya lapangan pekerjaan untuk melistriki 40% dari Indonesia, yang 10-15 tahun tidak akan selesai.
o Nah pandangan seperti itu seharusnya merupakan arah tujuan organisasi, tapi beberapa teman yang dalam zona nyaman tadi masih berikeras pada lapangan pekerjaan konsultansi. Jadi skopenya sangat sempit. Jadi YBUL yang sudah berpengalaman luas, misalnya pada bbidang listrik pedesaan, seharusnya tidak membatasi dirinya dalam hal konsultansi saja. Harus memperluas kiprahnya misalnya dengan melistriki desa-desa yang tidak terjangkau pemerintah.



Penyelesaian Konflik:
o Untuk menyelesaikan konflik pertama dimana perusahaan tersebut masih belum mempunyai tujuan yang jelas, narasumber sebagai pimpinan perusahaan tersebut mengadakan retreat, jadi ia mengumpulkan para karyawannya untuk menginap 2 malam di Pancawati. Tujuan dari retreat itu melihat kembali tujuan organisasi tersebut. Yang kedua, mereka membangun kesepakatan bersama, artinya mempunyai common ground atau dasar yang sama yang harus dipahami semua orang yang bekerja didalamnya. Hasil dari retreat tersebut akan menjadi dasar bagi kegiatan selanjutnya.
o Konflik kedua berupa adanya orang-orang yang tidak sejalan karena mereka masih dalam zona nyaman, dihadapi dengan tetap mendukung mereka. Selama mereka masih memberikan kotribusi dan menjaga nama baik organisasi, tidak apa-apa. Namun narasumber masih terus maju dengan proyek-proyek barunya.